Email là gì? Lợi ích của email là gì?

Thư điện tử, hay email (từ chữ electronic mail), đôi khi được dịch không chính xác là điện thư, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính.

 Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.

Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.

Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.

Email là gì? Email có chức năng như thế nào? Làm sao để tạo email chuyên nghiệp?… Hôm nay, Việt SEO sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những câu hỏi này trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tham khảo nhé!

Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm thập niên 60 nhưng chỉ sử dụng rất hạn chế. Khi mạng internet phát triển hơn thì nhu cầu về thư điện tử cũng tăng cao. Cho đến bây giờ, email đã trở thành một phương tiện liên lạc online rất phổ biến với mọi người.

Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là:

• Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt.
• Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @.

Email ngày nay có tốc độ gửi-nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.

Lợi ích của email là gì?

• Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program).
• Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người.
• Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện
• Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy.
• Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng Gbyte như dịch vụ của Gmail chẳng hạn, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa.
• Các trường hợp thư phá hoại trên hệ thống bưu điện (như là thư có bột antrax, thư bom, …) rất hiếm có nhưng có thể gây thương vong. Ngược lại, hệ thống thư điện tử, không thể gây thương tích mà thường rất phải đương đầu với nhiều vấn nạn như virus máy tính, các thư nhũng lạm (spam mail), các thư quảng cáo (advertisement mail) và các thư khiêu dụ tình dục (pornography mail), đặc biệt là cho trẻ em, thì lại rất nhiều. Đối với các loại thư độc hại (malicious mail) này người dùng cần phải cài đặt thêm các tiện ích hay chức năng lọc (sẵn có trong phần mềm hay phải mua thêm) để giảm trừ. Tuy nhiên, một điều chắc chắn là không có công cụ phần mềm nào là tuyệt hảo.
• Các dạng chuyển tiếp (chain mail) trong đó người nhận lại chuyển đi nội dung lá thư cho một hay nghiều người khác thường cũng phổ biến trong cả hai hệ thống bưu chính và thư điện tử. Khả năng ảnh hưởng về thông tin của hai loại này là tương đương mặc dù thư điện tử chuyển tiếp có nhiều xác suất gây nhiễm virus máy tính.
• Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hẳn hoi. Tương tự, trong hệ thống thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa nội dung các email cộng vói điạ chỉ của người chủ thư điện tử. Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện tử sẽ có nhiều chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ.
• Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email (và phải được đăng ký qua một hệ thống nào đó). Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác.
• Như vậy có thể hoàn toàn không nhầm lẫn khi dùng danh từ hộp thư điện tử hay hòm thư điện tử (email account) để chỉ một phần mềm email đã được đăng kí dùng để nhận và gửi email cho một cá nhân.

Các thuật ngữ hay dùng:

• Inbox có nghĩa là Hộp thư nhận hay Hộp thư vào: Đây là ngăn đựng các thư mới nhận về.
• Outbox có nghĩa là Hộp thư gửi hay Hộp thư ra: Đây là ngăn đựng các thư đang chờ được gửi đi. Thông thường, nếu hệ thống email hoạt động tốt thì các thư nằm trong hộp này chỉ trong thời gian rất ngắn (vài giây đến vài phút là tối đa). Do đó, ngăn chứa này thường là một ngăn trống.
• Draft có nghĩa là Ngăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi.
• Trash, Trash can hay Deleted Item có nghĩa là Ngăn xóa: Còn có thể gọi là Thùng rác hay Ngăn thư đã xóa. Đây là chỗ dự phòng tạm thời chứa các email đã xóa bỏ trong một thời gian. Chức năng này tiện lợi để phục hồi hay đọc lại các thư điện tử cần thiết đã lỡ tay bị xóa.
• Sent, sent Messages hay Sent Item có nghĩa là Ngăn đã gửi: Nơi này dùng để chứa các thư đã gửi.
• Junk hay Bulk có nghĩa là Ngăn thư linh tinh: Đây là nơi chứa các mail đã được lọc và bị loại ra một cách tự động, còn được gọi là Thùng thư rác hay Ngăn chứa tạp thư. Thường thì nơi này sẽ chứa các thư quảng cáo, các thư nhũng lạm, các thư được gởi đến một số lượng lớn địa chỉ có cùng một nội dung, hay các loại thư độc hại …

Các giao thức gửi nhận email :  

1. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thức chuyển thư đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể được lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP.

1. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) — hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về.
2. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ được phát triển bởi đại học Standford năm 1986.
3. POP (từ chữ Post Office Protocol) — hay là giao thức nhận thư. Giao thức này được dùng để nhận và cấp phát các email từ một MTA. Hầu hết các mua đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP.

Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể được dùng mà không cần tới SMTP.